La sélection d’un logiciel de paie constitue un véritable choix stratégique pour toute entreprise.
De nos jours, une multitude de solutions de gestion des paies existe sur le marché, il peut rapidement s’avérer complexe d’identifier la solution la plus adaptée à sa propre entreprise.
Dans cet article, nous vous donnons l’ensemble des clés vous permettant de prendre la bonne décision en la matière 👇
- À quoi sert un logiciel de paie ?
- Pourquoi utiliser un logiciel de paie ?
- Déterminer les fonctionnalités attendues du logiciel de paie
- Les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de paie avec réussite
- Évaluer le budget alloué au logiciel de paie
- Une gestion de la paie en autonomie ou avec un accompagnement plus avancé ?
- Faut-il prendre en compte la protection des données dans la sélection d’un logiciel de paie ?
À quoi sert un logiciel de paie ?
Afin de correctement choisir son logiciel de paie, il est indispensable de définir au préalable l’utilité et le fonctionnement d’un tel logiciel.
Un logiciel de paie vient accompagner le quotidien d’une entreprise en gérant la paie des collaborateurs.
Il se doit d’être aussi complet que possible, avec des fonctionnalités à la fois poussées et complémentaires.
En règle générale, un logiciel de paie assure :
- la production des fiches de paie
- les déclarations sociales directement aux organismes concernés dont la fameuse DSN, déclaration sociale nominative
- des modules intégrés relatifs aux Ressources Humaines
Toutefois, il ne s’agit là que de généralités.
Alors, comment choisir son logiciel de paie sans se tromper ?
D’une entreprise à l’autre, les besoins seront différents. Les fonctionnalités attendues d’un logiciel de paie seront différentes au même titre.
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Pourquoi utiliser un logiciel de paie ?
Pour les petites aussi bien que pour les grandes entreprises, utiliser un logiciel de paie se justifie de plusieurs manières 🧐
La première raison pour laquelle les entreprises trouvent un intérêt à utiliser un logiciel de paie, est la possibilité de se décharger de tâches chronophages et techniques : création des bulletins de paie, éditions spécifiques, versement des salaires, déclarations fiscales et sociales.
Les TPE et PME n’ont la plupart du temps pas les fonds de financer une externalisation du processus de paie, ni le temps d’en gérer l’intégralité en interne. Elles doivent se concentrer sur le développement de leur activité 📈
Les grandes entreprises quant à elles disposent d’un panel de collaborateurs aussi varié que large.
Ce qui ne fait qu’ajouter à la complexité de la gestion de leur processus de paie et donc ajouter au besoin d’un logiciel de paie.
Dans une société où les obligations juridiques et fiscales ne cessent de se multiplier en matière de paie, le tout pesant exclusivement sur les entreprises, il devient indispensable de se doter d’un logiciel automatisant bon nombre des obligations liées à la paie.
À la question « Pourquoi utiliser un logiciel de paie », la réponse est ainsi très simple : gain considérable de temps, fluidité du quotidien, solution rapide en cas d’imprévu et respect automatique de l’ensemble des obligations administratives et juridiques des entreprises.
Déterminer les fonctionnalités attendues du logiciel de paie
Une étape préalable à la sélection d’un logiciel de paie est indispensable pour toute entreprise :
→ Déterminer les fonctionnalités attendues du logiciel de paie 💰
Cette étape est primordiale car elle permet de mettre sur papier les besoins réels de l’entreprise, ses spécificités et ses attentes détaillées d’un tel logiciel.
Taille de l’entreprise, prise en compte d’une convention collective, nombre d’utilisateurs à intégrer, fluidité et esthétique des interfaces, accessibilité sur différents supports, intégration des lignes d’écriture dans la comptabilité…
Prenez le temps de comprendre comment fonctionne un logiciel de paie. Vous pourrez ensuite mieux anticiper les fonctionnalités qui correspondent à votre besoin.
Les fonctionnalités possibles sont très nombreuses, et peuvent radicalement changer l’essence et la portée d’un logiciel de paie.
Il est donc essentiel de déterminer d’abord les besoins pratiques de l’entreprise puis les fonctionnalités attendues, de comprendre comment fonctionne un logiciel de paie.
Et seulement après, de sélectionner un logiciel de paie.
Et non l’inverse ❌
Les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de paie avec réussite
Outre les besoins pratiques spécifiques à chaque entreprise, il est utile de préciser que certains critères sont indispensables pour obtenir un logiciel de paie jugé efficace.
En voici une liste non exhaustive :
- la liberté de personnalisation et de paramétrage
- l’ergonomie, à travers l’autonomie potentielle des utilisateurs et la fluidité de navigation
- les labels de confiance, tel que les normes RGPD
- l’éditeur, ses garanties et qualités de mises à jour
- la compatibilité
- le budget
En effet, le budget constitue l’un des critères de sélection indispensables d’un bon logiciel de paie 💸
Ce dernier doit correspondre aux attentes de l’entreprise, tout en respectant une certaine fourchette de prix fixée en amont.
Évaluer le budget alloué au logiciel de paie
Afin d’équiper son entreprise d’un logiciel de paie adapté tout en conservant un certain équilibre financier, il est nécessaire d’établir par avance le budget pouvant être alloué à la solution de gestion de paie.
Le prix d’un tel logiciel peut varier du simple au double, suivant l’éditeur, les fonctionnalités ou encore les garanties et services additionnels y étant attachés.
Sa facturation quant à elle peut être opérée de différentes manières :
- un abonnement mensuel, permettant d’étaler les frais
- un paiement au comptant, en une seule fois, surtout pour les licences de logiciels à installer en monoposte
- suivant le nombre de bulletins de paie, d’éditions, de toute autre opération effectuée
Pour la délimitation du budget destiné au logiciel de paie, l’entreprise doit se pencher sur plusieurs facteurs :
→ Le premier d’entre eux est celui de sa capacité financière, de ce qu’elle peut se permettre d’investir
→ Le second passe par la comparaison du coût d’une internalisation versus une externalisation du processus de gestion de paie
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Une gestion de la paie en autonomie ou avec un accompagnement plus avancé ?
Tous les logiciels de paie ne sont pas égaux en termes d’accompagnement.
Certains laisseront une autonomie appréciable à l’entreprise dans les tâches liées à la gestion de la paie avec par exemple un paramétrage pleinement personnalisable.
D’autres logiciels peuvent proposer un véritable accompagnement de l‘entreprise dans chaque étape avec des conseils appuyés de l’éditeur et une automatisation de certaines tâches.
Il s’agit avant tout de connaître le degré d’autonomie en interne.
Pour cela, il vous faudra évaluer les compétences acquises en matière de paie et de comptabilité ainsi que les besoins d’assistance sur les aspects moins maîtrisés.
À partir de cet état des lieux en interne, vous aurez de meilleures clés en main pour choisir un logiciel de paie parfaitement adapté à votre entreprise.
Faut-il prendre en compte la protection des données dans la sélection d’un logiciel de paie ?
Sujet bien trop souvent oublié et pourtant primordial : La protection des données 🔐
Un logiciel de paie absorbe une quantité impressionnante des données de ses utilisateurs puis les stocke et les traite de son côté.
Les données ainsi récoltées peuvent être de natures très diverses : données financières de l’entreprise, échanges de mails, données personnelles des salariés…
Envie d’en savoir plus sur la protection de données ? Lisez cette page de la CNIL sur la protection des salariés et RGPD.
De ce fait, la méthode de stockage des données doit être sécurisée afin d’éviter tout risque de piratage et de circulation frauduleuse des données de votre entreprise.
Outre les données de l’entreprise, ce sont les données personnelles des salariés figurant sur leurs bulletins de paie qui doivent être protégées.
Numéro de sécurité sociale, adresse, date de naissance, date d’entrée en fonction dans l’entreprise, revenus…
Bon nombre d’informations qu’on peut qualifier de sensibles figurent sur les bulletins générés par le logiciel de paie. Elles peuvent causer de graves préjudices si elles fuitent.
Sur ce point, le choix d’un éditeur réputé est une valeur sûre car le logiciel de paie sera assorti de garanties et de protections fortement utiles.
Nous vous recommandons cependant de vérifier ce point avec l’éditeur du logiciel de votre choix, avant la signature du contrat.
La CNIL considère que l’ensemble de ces données personnelles propres à chaque salarié doivent être rigoureusement protégées par l’employeur durant le processus d’émission des paies.
Cela s’inscrit dans le respect du RGPD, le règlement européen encadrant la collecte, le traitement et la transmission des données personnelles.
De nombreux acteurs proposent les fonctionnalités de payroll ou de gestion des employés. Souvent réunies sous le terme Workforce Software ou Workforce management, on y retrouve :
Comment comparer les logiciels de paie existants ?
Nous vous recommandons d’utiliser des plateformes de comparaison comme G2, Capterra ou Gartner.
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Certains secteurs d’activité sont assez spécifiques, il faut donc vérifier que votre logiciel de paie soit en mesure de gérer la paie de votre secteur. Si nécessaire, vous pouvez poser la question à l’éditeur.
Enfin, nous vous conseillons de tester votre logiciel de paie avant de vous y abonner et de commencer à l’utiliser. Si vous hésitez entre plusieurs solutions, les tests vous permettront de vérifier quel est le logiciel qui vous convient le mieux.
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