Avec la digitalisation des formations au sein des entreprises, la mise en place d’un Learning Management System sonne comme une évidence. Cependant, les fonctionnalités sont nombreuses, les options très étendues. Vous l’aurez compris, choisir sa plateforme LMS ne s’improvise pas.
Tout ce que vous avez besoin de savoir avant de choisir un LMS est dans cet article.
- 1. Une plateforme LMS, c’est quoi ?
- 2. Pourquoi une plateforme LMS est essentielle dans un plan de formation
- 3. À quoi sert un LMS ?
- 4. À qui s’adresse une plateforme de formation LMS
- 5. Pourquoi utiliser un LMS
- 6. Quels sont les avantages d’un LMS
- 7. Quel est l’intérêt pour le collaborateur d’utiliser un LMS ?
- 8. Quelles sont les fonctionnalités d’un LMS
- 9. Comment choisir sa plateforme LMS ?
- 10. Quelle plateforme LMS choisir ?
1. Une plateforme LMS, c’est quoi ?
LMS signifie Learning Management System ou système de gestion de l’apprentissage en français.
L pour learning : vous créez une bibliothèque unique de cours et de contenus pédagogiques pour l’audience cible
M pour management : le logiciel permet de gérer, distribuer les contenus pédagogiques afin d’organiser les parcours de formation, de développer l’expertise de vos collaborateurs et de positionner le savoir au coeur de votre organisation
S pour System : vous accédez à un logiciel hébergé en ligne, avec des accès différents selon les niveaux de droits
2. Pourquoi une plateforme LMS est essentielle dans un plan de formation
Le LMS est donc un logiciel qui permet de créer, gérer et organiser les contenus pédagogiques pour former en ligne vos apprenants.
Une plateforme de formation LMS n’est donc pas simplement un espace de stockage avec des dossiers et des fichiers. On parle là d’un logiciel permettant d’organiser les contenus pédagogiques sous forme de parcours de formation.
Un LMS est toujours constitué de plusieurs interfaces : une interface administrateur aussi nommée back-office et une interface utilisateur ou front-office.
Parfois, les plateformes d’apprentissage LMS sont comparées à une université en ligne. Elle partage l’accès aux cours en e-learning dans le but de développer les compétences des équipes.
3. À quoi sert un LMS ?
Tout d’abord, afin de mettre en place une plateforme de type learning management system, vous allez être obligé de créer du matériel de formation.
Dans le cas où vous auriez déjà lancé des parcours de formation en interne, vos actions vont être de réunir le matériel existant. Alors, un système de gestion de l’apprentissage va vous permettre de gérer, modifier et stocker vos contenus de formation. Et organiser l’ensemble de ces contenus dans des parcours de formations.
Dès lors que vous avez organisé le contenu, vous ouvrez l’accès à la plateforme à vos équipes. Ainsi, les apprenants peuvent profiter des contenus d’apprentissage. Chacun avec son propre rythme, les collaborateurs accèdent aux parcours qui leur sont destinés, intègrent les contenus théoriques, se forment.
Avec une telle flexibilité dans les temps de formation, les équipes sont incitées à prévoir un apprentissage continu dans leur emploi du temps.
Avec la possibilité de visionner à nouveau les contenus, il est possible de retenir les contenus plus facilement.
À mesure que vos collaborateurs se forment, vous avez l’opportunité d’évaluer les compétences acquises avec l’outil LMS : réponse à des quiz, QCM, entretien individuel, entretien professionnel, travaux pratiques, etc.
Il devient pour les équipes RH et formation plus aisé de suivre les évolutions des apprenants au sein de l’entreprise.
Finalement, vous allez pouvoir multiplier les parcours et les formations que vous souhaitez mettre en place. Ou encore, personnaliser les parcours d’évolution par département, par type de poste.
4. À qui s’adresse une plateforme de formation LMS
Les plateformes LMS sont utilisées par les entreprises, les institutions d’apprentissage initial comme les grandes écoles, les universités, les associations ou les organismes de formation.
Sur le marché il existe des plateformes LMS à destination des organismes de formation, des étudiants, des employés.
Vous vous demandez peut-être quel type d’entreprise peut mettre en place un LMS.
Réservées par le passé aux grandes structures, les plateformes sont aujourd’hui rendues disponibles pour toutes les formes et tailles d’entreprise.
Certaines ont même décidé de se différencier en ciblant les PME et autres petites sociétés.
Seulement, il vous faut être conscient qu’il faut atteindre une taille critique pour profiter de la puissance de ces plateformes.
En effet, votre rôle est de réunir des ressources humaines et financières minimales pour créer les contenus et parcours pour vos équipes.
En outre, une plateforme LMS est d’autant plus rentable que la société est importante en nombre de collaborateurs.
Une chose est sûre : dès lors que vous décidez de vous organiser avec une université de formation interne, la mise en place d’une plateforme LMS apparaît obligatoire.
5. Pourquoi utiliser un LMS
Avant de lancer la réflexion d’intégration de solutions de digital learning dans une entreprise, il est nécessaire de comprendre les cas pour lesquels on fait appel à une plateforme.
La plateforme LMS permet de déployer un accueil et une intégration des nouveaux collaborateurs. Inculquer les valeurs de l’entreprise, comprendre son histoire, intégrer sa culture, apprendre les gestes produits de base : tels sont les exemples de formations possibles lors d’un onboarding.
Ces parcours d’onboarding peuvent également être proposés avec adaptation aux partenaires de votre structure, voire à vos clients.
Si ce n’est pour onboarder un nouveau collaborateur, la mise en place d’un LMS a généralement pour but principal de former les équipes.
▷ Pour en savoir plus sur l’onboarding, lisez Bien intégrer et bien former
Donc en donnant accès 24h sur 24 à votre catalogue de formation mais aussi en évaluant en amont les compétences collectivement ou individuellement. Il est alors possible de gérer les compétences, de les faire grandir pour l’ensemble des salariés et de travailler les évolutions de carrière.
Sur des formations spécifiques, il est possible de mettre en place des évaluations individuelles. Et même, de faire passer des certifications.
Plus globalement, avec ce type d’organisation mise en place, vous allez améliorer les performances de votre entreprise, de votre unité, de votre département ou de votre réseau retail.
6. Quels sont les avantages d’un LMS
L’implémentation d’une plateforme d’apprentissage LMS présente de nombreux bienfaits pour les entreprises.
Tout d’abord, la mise en place d’une plateforme digitale comme un LMS vous amène à réunir et structurer la connaissance au cœur de l’entreprise.
Puis, l’usage d’une plateforme de formation LMS optimise le temps de formation. D’un côté, l’organisation des contenus réduit le temps nécessaire à la formation.
L’apprenant peut suivre le parcours et également aller chercher les contenus qui l’intéressent.
De l’autre côté, avec un outil digital vos équipes vont se former sur des périodes courtes, à leur demande, de manière nomade. Voire parfois durant leurs temps morts comme à la maison, durant le transport et en dehors de leur temps de travail.
Avec un outil digital toujours disponible, l’individualisation des parcours de formation devient possible. Or, proposer des parcours de formation individualisés entraîne nécessairement une plus grande efficacité des actions de formation.
De plus, que diriez-vous de mesurer l’efficacité de vos formations ?
À cette question est souvent rétorqué une réponse empreinte de complexité dans sa mise en œuvre. Toujours-est-il qu’un learning management system mesure les compétences et les capacités acquises de manière certaine et automatisée le développement.
Et ainsi de mesurer l’efficacité des actions de formation, des différents contenus, des divers formats proposés.
Avec l’évolution des équipes, vous leur offrez la possibilité d’apprendre, de grandir, de se sentir utile et d’évoluer au sein de votre structure. En un mot : de fidéliser vos collaborateurs. Clairement, la formation et les outils digitaux adaptés ont pour conséquence de réduire le turnover.
Enfin, et pas des moindres, ces outils donnent la possibilité de réduire le coût global de la formation.
Certes, les plateformes de formation LMS représentent un investissement. Certes, la mise en place de ces outils requiert des ressources. Il reste que le gain financier à moyen terme est évident.
7. Quel est l’intérêt pour le collaborateur d’utiliser un LMS ?
Côté équipes, proposer une plateforme LMS à vos collaborateurs est un atout fort. La plateforme digitale est rapidement intégré aux habitudes du quotidien.
La formation devient excitante. Au lieu de se rendre en salle de formation, l’employé a maintenant accès de manière illimitée, partout, tout le temps à tous les contenus de formation qui lui sont destinés.
Très rapidement avec ces formations en ligne, le collaborateur améliore ses performances individuelles et développe ses compétences. Individuellement, au sein de l’entreprise, il reste compétitif.
Par ailleurs, vos équipes vont s’assurer que le partage des connaissances est réel, qu’il est utile et applicable. Les managers vont pouvoir s’appuyer à tout moment sur ces outils.
Selon les contenus que vous mettez à disposition, les salariés vont prendre plaisir à améliorer leurs soft skills. Assurément, ils vont développer leurs capacités de management.
8. Quelles sont les fonctionnalités d’un LMS
Il faut savoir qu’il existe deux modes de fonctionnement pour une plateforme LMS. Le premier, l’usage d’une plateforme en mode SaaS – Software as a Service -, parfois décrit comme LMS en cloud.
La seconde option : un LMS hébergé par vos soins. L’outil est alors situé localement sur des serveurs loués ou dont l’entreprise gère la propriété.
Le choix entre les 2 options se réalisent généralement sur le besoin d’internalisation, la sécurisation des données, le coût, les capacités à gérer l’ensemble des serveurs etc.
Hormis la structure, les fonctionnalités propres d’un outil de LMS permettent la gestion des utilisateurs et les droits d’accès pour ces différentes populations.
Concrètement, un Learning Management System se présente communément sous la forme de plusieurs interfaces.
Une est réservée aux administrateurs de la plateforme, une autre pour les personnes administrant les contenus et parcours de formation et enfin une interface pour les collaborateurs apprenant.
Comme évoqué précédemment, les plateformes Learning Management System disponibles sur le marché offrent la possibilité de créer, organiser et mettre à jour les contenus, de les distribuer auprès des utilisateurs et de suivre la progression individuelle et collective de l’apprentissage.
La plupart des plateformes d’e-Learning sont accessibles depuis de multiples plateformes digitales telles que mobile et tablettes, ordinateurs.
Les plateformes LMS offrent souvent des fonctionnalités de jeux ou de gamification des parcours d’apprentissage. On sait tous que de rendre les parcours ludiques améliorent la capacité à retenir les concepts présentés.
Enfin, si vous avez encore un doute sur le choix de votre partenaire LMS, vous pouvez vérifier si la plateforme possède certaines certifications comme Datadock, Qualiopi, RGPD…
9. Comment choisir sa plateforme LMS ?
9.1 Évaluer les besoins en formation
Avant de se lancer dans la mise en place d’une telle plateforme, il est nécessaire de préparer le terrain. Comment ? En évaluant les besoins actuels et futurs en formation pour votre structure.
Pour cela, analysez votre population cible à former, étudiez leurs besoins pédagogiques dans le détail, leurs besoins de formation et leurs envies de développement.
Réunissez l’ensemble de ces informations dans un “cahier des charges plateforme LMS”. Si le budget devient conséquent, n’hésitez pas à mettre en compétition les différentes plateformes LMS listées avec un appel d’offre.
Si vous confirmez le besoin de formation continue de vos équipes, alors vous devez envisager les cas d’usages possibles d’une plateforme LMS.
9.2 Faites le point sur les contenus existants
Dès lors que votre besoin est établi, vous allez comparer les caractéristiques et les fonctionnalités offertes par chacune des plateformes.
Généralement, un outil LMS est inclus dans un plan de formation. Déterminez dans quelle mesure vos formations auront lieu en présentiel, blended ou 100% à distance.
Ainsi, l’usage de l’outil par les collaborateurs s’adapte à votre programme de formation.
Ensuite, posez vous la question des contenus. Quels types de contenus est-il possible d’intégrer ? Dans quelle mesure vos contenus existants vont être intégrables à l’outil ? Comment se présentent les mises en situation, les évaluations ? L’outil utilise-t-il la norme SCORM pour la mise en forme des contenus ?
9.3 Préparer le déploiement de la plateforme LMS
Selon les règles de votre entreprise, il peut être important de vérifier que la plateforme supporte la distribution sous format marque blanche et pourquoi pas être personnalisée.
Avant de sélectionner un LMS, vous êtes amené à évaluer les limites techniques et les évolutions de la plateforme LMS dans les mois à venir.
Dans ce cas, prenez le temps de discuter avec les potentiels partenaires, comprenez leur roadmap et leur capacité à répondre à vos demandes.
Avez-vous des contenus de formations prêts ? Avez-vous la capacité à en créer ? Vos équipes ont-elles la capacité de se former ? Sont-elles équipées d’outils smartphones, tablettes ou ordinateurs ? Autant de bonnes questions à se poser à ce moment de votre réflexion.
Probablement un de nos meilleurs conseils : demandez à tester l’outil LMS. N’hésitez pas à mettre en place un planning de déploiement qui intègre suite à la mise en place une phase de test.
Et déployer l’outil de manière graduelle, avec des équipes de formation triées sur le volet, en recueillant leur retour d’expérience afin d’améliorer l’usage de la plateforme.
Lors de votre test, assurez-vous que l’ergonomie et la simplicité d’usage du LMS est suffisante pour les personnes pour qui l’outil est destiné. Il serait dommage de se rendre compte que l’outil est compliqué alors qu’il est déjà déployé !
Autres questions à se poser pour déployer un Learning Management System : quel niveau de reporting est disponible sur les activités de formation ? Quels sont les outils d’évaluation d’acquisition des compétences ?
9.4 S’assurer du tarif et du support nécessaire
Renseignez-vous sur la qualité du support fourni par le partenaire choisi. Vous allez être amené à beaucoup échanger avec les personnes en charge de la mise en place, de les mettre en relation avec vos équipes. Il est important de s’assurer que le support nécessaire est disponible.
Comment choisir un LMS ? Cela sonne comme une évidence, vérifiez le prix proposé ?
Listez en détail l’ensemble des coûts associés à la plateforme, à sa mise en place, à son entretien, mise à jour et évolutions. Échangez avec votre partenaire pour évaluer la flexibilité d’évolution du LMS.
Différents types de tarification sont proposées par les plateformes digital learning. Généralement, les entreprises de logiciels e-learning propose des gammes de prix selon plusieurs critères : nombre d’utilisateurs actifs, nombre d’utilisateurs inscrits, l’usage, selon les fonctionnalités d’administrateur ou de collaborateur, le support dédié…
Vous pouvez également vérifier dans quelle mesure l’outil est intégré. Vos services utilisent déjà probablement des logiciels RH, SIRH ou formation. Sont-ils intégrés à la nouvelle plateforme que vous souhaitez implémenter ?
Pour certaines entreprises, il est clé d’évaluer les fournisseurs. Allez à leur rencontre, demandez à réaliser des démonstrations du LMS pour les futurs utilisateurs, formateurs, administrateurs.
Toujours un doute ? Consultez des avis, demandez des références, interrogez des utilisateurs aguerris afin de vous construire votre propre opinion ?
10. Quelle plateforme LMS choisir ?
Il existe une offre de plateforme LMS très large.
Une simple recherche Google peut vous aiguiller ?️♂️
Voici les principaux acteurs du marché : 360Learning, 1day1Learn, Cornerstone, Crossknowledge, Dokeos, Experquiz, MOS Mindonsite, Rise Up, Syfadis, Xperteam…
Si vous souhaitez visualiser l’ensemble des acteurs du marché, nous vous conseillons de regarder G2
En définitive, comment choisir son LMS ?
Compte tenu de tous ces éléments, sélectionner, lancer et faire vivre une plateforme Learning Management System est un véritable investissement. Préparez bien votre projet, prenez le temps de réaliser une comparaison des acteurs selon vos critères, tout en s’assurant que vous gardez en tête ceux qui sont votre priorité.
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