L’externalisation de la paie est une véritable question pour les équipes qui en ont la charge en entreprise.
À l’ère du numérique, de plus en plus de tâches peuvent être réalisées en un claquement de doigts en ligne en faisant appel à un prestataire externe.
En déléguant une partie de leurs tâches laborieuses et surtout chronophages, bon nombre d’entreprises parviennent ainsi à optimiser leur temps.
Grâce à ce gain de temps, une entreprise est en mesure de se concentrer sur son développement et les sujets plus importants.
L’externalisation de la paie fait partie des pratiques les plus courantes dans les prérogatives des équipes en charge des ressources humaines. Auprès d’un cabinet comptable ou encore à l’aide d’un logiciel, les solutions sont nombreuses.
Chaque entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE, PME ou encore d’une multinationale, dispose ainsi d’une possibilité d’externaliser son processus de paie selon les fonctionnalités et le coût lui correspondant.
Que signifie une externalisation de la paie ?
Quelles entreprises ont recours à l’externalisation ?
Faut-il opter pour une externalisation partielle ou totale de son processus de paie ?
Quels sont les avantages et inconvénients, et surtout à quel coût ?
Dans le présent article, nous vous fournissons toutes les clés pour comprendre ce que représente l’externalisation de tâches, et quels critères prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise.
Toutes les informations sur l’externalisation de la paie abordées dans cet article :
- Externaliser la paie : définition
- 1. Une externalisation partielle ou totale ?
- 2. Pourquoi et comment externaliser la gestion de la paie ?
- 3. Quels sont les avantages et inconvénients de l’externalisation de paie ?
Externaliser la paie : définition
Lorsqu’on parle d’externalisation d’une tâche, cela consiste à déléguer la réalisation de cette tâche à un prestataire externe spécialisé en la matière. Il peut s’agir d’un indépendant, d’un cabinet comptable ou encore d’une société.
En d’autres termes, toute entreprise peut décider de sous-traiter soit une partie, soit la totalité de son processus de paie.
La gestion et l’édition des bulletins de paie ne font ainsi plus partie des responsabilités devant être gérées en interne, il en va de même pour les diverses déclarations administratives et sociales obligatoires.
Dans cette démarche, il existe deux niveaux d’externalisation de la paie : l’externalisation partielle, et l’externalisation totale. Dans ce dernier cas de figure, on parle alors d’externalisation RH.
1. Une externalisation partielle ou totale ?
S’agissant du fait de déléguer le processus de paie, deux options s’offrent aux entreprises, peu importe leur taille : une externalisation partielle ou une externalisation totale.
Tout d’abord, dans le cadre d’une externalisation partielle, l’entreprise gardera la main sur le processus de paie.
Le prestataire extérieur se contente de fournir un outil, généralement numérique tel qu’un logiciel de paie, à l’entreprise.
Le but est de faciliter significativement l’accomplissement des sous-tâches comptables et RH liées à la paie, tout en conservant le contrôle en interne.
Dans le cadre cette fois-ci d’une externalisation totale, aucun aspect du processus de paie n’est géré en interne, la totalité de ce dernier est déléguée au prestataire extérieur sélectionné.
Pour cela, il est nécessaire que l’entreprise fournisse l’intégralité des informations nécessaires à l’édition précise des bulletins de paie des salariés.
Il s’avère de plus indispensable que l’entreprise maintienne une bonne communication avec son prestataire, afin de garantir l’exactitude des documents produits ainsi que pour pouvoir faire rectifier rapidement la moindre erreur ou faire traiter une urgence.
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2. Pourquoi et comment externaliser la gestion de la paie ?
Cette question est sans nul doute la première que se posent les dirigeants d’entreprise ainsi que les services RH : pourquoi externaliser la gestion de la paie ?
La motivation est principalement liée au gain de temps pour l’entreprise concernée.
En externalisant son processus de paie, l’entreprise se décharge d’une tâche certes indispensable mais particulièrement complexe et chronophage.
Déléguer une telle tâche permet à l’entreprise de concentrer ses efforts et son temps sur ses véritables priorités, tout en bénéficiant de l’expertise de personnes spécialisées dans la gestion et l’édition des paies.
Comment externaliser la paie ?
Cette seconde question possède de multiples réponses, chacune se voulant adaptée à tout type d’entreprises.
Les SIRH figurent parmi les solutions les plus plébiscitées. Un SIRH fait référence à un Système d’Information Ressources Humaines, plus précisément un ensemble de logiciels dont le rôle est de compléter et d’accompagner le service des ressources humaines de l’entreprise.
Un SIRH vient de ce fait faciliter voire automatiser un certain nombre de tâches internes. Cela peut aller du recrutement à la gestion des carrières, tout en passant par l’édition des bulletins de paie.
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Outre cela, les logiciels de paie en ligne se révèlent également être des solutions très populaires.
Ils sont facilement accessibles par simple connexion internet, et leurs fonctionnalités peuvent être décidées et ajustées par l’entreprise.
Il existe même des logiciels de paie gratuits, donnant accès aux fonctionnalités de gestion de paie de base afin qu’une entreprise puisse s’accoutumer à ce type de logiciel et prendre une décision éclairée sur son investissement à long terme en la matière.
Une autre méthode d’externalisation de la paie consiste à collaborer avec un cabinet comptable.
Un expert-comptable se chargera alors pleinement de la tâche concernée et fournira bulletins de paie et tout élément afférent directement à l’entreprise, dans leurs versions finalisées.
Les bonnes pratiques de l’externalisation de la paie sont ainsi multiples. TPE, PME et même multinationales trouvent un grand intérêt à externaliser leur processus de paie, les avantages de cette pratique étant divers et variés. Bien entendu, une certaine part de risques subsiste.
Abordons ensemble les avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie.
3. Quels sont les avantages et inconvénients de l’externalisation de paie ?
L’externalisation de la paie s’inscrit comme une véritable stratégie pour une entreprise, lui permettant entre autres de déléguer cette tâche et de focaliser le temps interne sur les réelles priorités.
Cependant, comme pour toute stratégie, on relève divers avantages et inconvénients.
S’agissant des avantages, voici une liste des plus attractifs :
- Gain important de temps :
→ La principale raison d’externaliser une tâche, dont le processus de paie, est de faire gagner du temps en interne à vos équipes. Le temps qui ne sera plus consacré à la gestion laborieuse de la paie pourra être réattribué aux priorités de l’entreprise.
- Réduction des frais, soit gain de trésorerie :
→ En concentrant les efforts internes sur les grandes priorités et le développement de l’entreprise grâce à la délégation des tâches administratives, l’entreprise réalise une optimisation appréciable de ses ressources, l’externalisation de la paie étant bien plus rentable que sa gestion en interne.
- Bénéficier d’une expertise solide :
→ La gestion de la paie s’avère très complexe, et implique bon nombre d’informations tant comptables que juridiques.
Externaliser ce processus permet de bénéficier d’une véritable expertise, garantissant l’entreprise d’être parfaitement au point sur l’intégralité des aspects comptables et juridiques relevant de la paie de ses salariés : types de contrats, statuts, convention collective applicable, ancienneté, primes, évolution de la législation, etc.
Déléguer la DSN : parmi les contraintes pesant sur les entreprises, la DSN, ou Déclaration Sociale Nominative, est incontournable.
Tout employeur du secteur privé a l’obligation de remplir et d’adresser une DSN pour tous ses salariés, afin de pouvoir payer ses cotisations sociales et fournir toutes les informations utiles aux différents organismes sociaux (URSSAF, Pôle Emploi, CPAM …).
Dans le cadre d’un logiciel de paie compatible DSN ou du recours à un cabinet comptable, une entreprise a la possibilité de déléguer cette déclaration, laquelle sera donc automatiquement prise en charge par le prestataire extérieur.
Il s’agit là d’une déclaration primordiale et complexe à établir, la déléguer représentant un gain de temps supplémentaire pour toute entreprise.
Du côté des inconvénients maintenant, ou autrement dit des risques, on relève :
- Le coût, l’investissement :
→ Selon l’ampleur de l’externalisation souhaitée, qu’elle soit partielle ou totale, ou encore selon la taille de l’entreprise et le nombre de salariés, le coût de l’externalisation de la paie peut énormément varier.
Il est indispensable d’établir au préalable un budget, en prenant en compte que le tarif moyen se situe entre 15 et 30 euros par bulletin de salaire.
- Un risque de dépendance au prestataire :
→ En externalisant sa paie, une entreprise confie ainsi une tâche indispensable à son bon fonctionnement à un prestataire extérieur, ce qui peut mener à une forme de dépendance vis-à-vis de ses services.
Cela est notamment vrai en matière de réactivité et de qualité de gestion de la paie, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’une externalisation totale, l’entreprise n’ayant alors plus du tout le contrôle en la matière.
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Le traitement des bulletins de paie est une fonction complexe, critique et à faible valeur ajoutée. L’externalisation de cette fonction peut représenter une solution appropriée, notamment pour les PME et les TPE
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