Savez-vous que 4% des nouveaux embauchés* quittent leur nouveau poste dès le premier jour ? 🤭
Intégrer un nouveau collaborateur permet de valider l’efficacité du recrutement. Cela nécessite plus que jamais de proposer un onboarding performant.
La première impression laissée par l’entreprise lors de l’intégration doit être la bonne.
L’onboarding, traduit en français par “embarquement”, est un processus utilisé par les entreprises pour valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs 💪
Le plan d’intégration d’un salarié est une étape du processus de recrutement qui est tout aussi importante que la rédaction d’une fiche de poste, l’écriture d’une annonce de recrutement, sa diffusion ou encore la préparation à l’entretien d’embauche.
L’enjeu stratégique des entreprises est de réussir à recruter les bons candidats, ceux qui apporteront une plus-value et dont l’efficacité est une qualité première.
Cependant, il existe une réelle concurrence sur le marché du travail, ce qui rend le recrutement plus délicat. En conséquence, un recrutement prend du temps et coûte cher 💸
Plus que la réussite d’un recrutement, nous parlons ici de la capacité à conserver et fidéliser le candidat au sein de l’entreprise.
Nous allons donc voir ensemble les actions à mettre en place avant, pendant et après l’arrivée de votre nouveau collègue.
Objectif : faciliter la prise de poste et garantir une intégration réussie !
Ce que vous pouvez lire dans cet article :
- Préparation pour intégrer un nouveau collaborateur
- Jour-J de l’arrivée d’un nouveau collaborateur
- Après l’arrivée d’un nouveau collaborateur
- BONUS : Comment fonctionne l’intégration à distance ?
* Source : compta-online.com
Préparation pour intégrer un nouveau collaborateur
Aujourd’hui, 20% des recrutements finissent en échec selon Flexjob.fr.
Cadrer et préparer le processus d’intégration est devenu nécessaire pour se donner le maximum de chance de pérenniser l’embauche.
L’intégration du nouveau salarié ne s’improvise donc pas. Il est essentiel d’anticiper son arrivée et de construire un véritable plan d’intégration.
Par le biais de mails ou lors des réunions, il faut annoncer l’arrivée de la nouvelle recrue au reste de l’équipe. Les acteurs de l’entreprise doivent connaître le rôle et les missions du nouveau collaborateur.
En effet, rien n’est plus déplaisant pour un nouvel arrivant que de sentir que ses nouveaux collègues n’ont pas été informés de sa venue.
Pendant sa prise de poste, un tuteur doit être dédié au nouvel arrivant afin de veiller à lui fournir des informations dont il aura besoin pendant les premières semaines.
Pour le nouveau salarié, avoir un « buddy » ou parrain, est un sésame pour maîtriser les aspects techniques de son poste et comprendre la culture de votre entreprise.
Il a la charge de l’accueillir, de le présenter aux autres collaborateurs, de le conseiller et de l’orienter, à l’image d’un coach.
Un bon mentor permet au nouveau salarié de se familiariser avec les méthodes de travail.
Pensez à prévoir l’installation en amont du poste de travail. C’est la base ?
En effet, un poste de travail personnel et fonctionnel est avant tout un signe de respect. L’avoir préparé pour le jour de l’arrivée d’un collaborateur est révélateur de l’intérêt qu’on lui porte. Cela révèle également votre manière de manager.
La nouvelle recrue doit sentir immédiatement qu’il va pouvoir travailler dans de bonnes conditions, dans ce nouvel environnement de travail.
Non seulement le collaborateur sentira qu’il existe, mais en plus, nous lui enverrons une image de professionnalisme qui le rassurera et qui montrera aussi notre niveau d’exigence.
En effet, avoir organisé de manière professionnelle l’intégration d’un collaborateur ne pourra que l’inciter à se comporter lui-même en professionnel dans son nouveau lieu de travail.
D’un point de vue administratif, validez que tout est au point avant la prise de poste de votre collaborateur.
Nous vous recommandons de vérifier que vous avez bien réuni ces éléments :
- le contrat a bien été signé
- un RIB a été fourni
- vous avez en votre possession les diplômes de votre nouvel arrivant
- on vous a communiqué les personnes à contacter en cas d’urgence
- le certificat de travail de ses anciens employeurs vous a été transmis
- la mutuelle d’entreprise a été proposée au salarié
Jour-J de l’arrivée d’un nouveau collaborateur
L’accueil d’un nouveau collaborateur ne doit pas être trop brutal 😃
Afin d’intégrer un nouveau collaborateur comme il se doit, nous vous conseillons de prendre un peu de temps pour personnaliser l’accueil.
Cela permet de créer rapidement un climat de convivialité. Plutôt que de noyer d’entrée de jeu le nouveau collaborateur avec des procédures écrites ou des dossiers volumineux.
Le premier jour du nouvel équipier doit être une occasion de le présenter à l’ensemble de ses collègues.
L’intégration passe par les plus petites attentions qui vont prouver au nouvel arrivant qu’il était attendu.
Pensez à préparer pour tout nouvel arrivant un kit d’accueil ou Welcome Pack incluant des goodies, stylos, agenda, calendrier, etc.
Exemple de Welcome Pack par la startup PlayPlay :
Certaines entreprises aident à créer des welcome kit de qualité : Panopli, PandaCola
Avant de commencer, on peut fournir un livret d’accueil contenant notamment les infos clés sur l’entreprise : les valeurs, la culture, les produits, les offres…
Il est essentiel à sa bonne intégration par vos équipes que votre nouveau salarié s’imprègne de l’image de votre entreprise et qu’il en porte les mêmes valeurs.
Le livret doit aussi proposer les informations sur le poste, un trombinoscope, les objectifs de l’équipe, le règlement intérieur, un plan du site et des consignes de sécurité pour faciliter l’intégration.
Une fois que le nouveau collaborateur a pris connaissance de l’équipe, il doit savoir appréhender le lieu dans lequel il va travailler.
Faire une visite des différents services et des différents bureaux pour qu’il puisse prendre ses repères est une étape importante.
Pour une intégration nouveau collaborateur complète, certaines entreprises proposent des jours ou semaines en immersion sur les différents postes de travail de l’entreprise.
Bref, l’adaptation du concept « Vis ma vie » à votre entreprise.
Enfin, se rendre disponible, non seulement lors de l’accueil mais à des moments clés : la fin de première journée et la fin de première semaine sont primordiales.
Cela mettra à l’aise la nouvelle recrue, vous montrerez ainsi que vous êtes accessible.
Notre meilleur conseil : ne laissez pas un nouveau collaborateur s’adapter seul à son nouveau milieu !
Ce qui veut dire que des entretiens réguliers doivent être programmés. Leur fréquence ralentira au fil du temps : hebdomadaires dans un premier temps puis mensuels, trimestriels et annuels.
De plus, on peut fixer des objectifs de formation afin d’approfondir les compétences et les connaissances. La formation produit aussi nommée développement des hard skills est généralement clé pour bien intégrer un nouveau collaborateur.
Former son nouvel employé permet d’anticiper les avancées technologiques et de rester compétitif auprès de ses concurrents.
Si les salariés sont formés constamment et dès leur arrivée, cela permet de conserver son avance sur le marché.
Après l’arrivée d’un nouveau collaborateur
La période d’intégration nouveau salarié dure plusieurs mois, il ne faut pas le perdre de vue. Elle vise des objectifs à long terme.
Tout d’abord, le salarié va apprendre des autres et en particulier de son parrain alloué, qui lui offrira une transmission des connaissances intégrant le savoir-être et le savoir-faire de l’entreprise.
Encore une fois, restez disponible.
Même plusieurs semaines après son arrivée, le nouveau membre des équipes doit se sentir à l’aise à l’idée de venir vous questionner lorsqu’il rencontre une problématique.
À la fin de sa période d’essai, un bilan s’impose pour connaître vos impressions respectives sur cette collaboration ?
C’est l’occasion de féliciter votre collaborateur sur ses points de succès et de souligner les points de vigilance lorsque c’est nécessaire.
Planifier la rédaction d’un rapport d’étonnement, c’est inviter le nouveau collaborateur à se fixer chaque semaine de nouveaux objectifs avec de nouvelles priorités.
Ce travail éveillera sa curiosité sur son nouvel environnement et lui apportera une certaine crédibilité. Il vous sera tout autant bénéfique, dans la mesure où ces retours pourront être utilisés comme pistes d’amélioration.
Ce rapport pourra être présenté à toute l’équipe, rendant compte de ce qu’il a pu apprendre pendant les premières semaines d’intégration. Il peut ainsi aborder ce qu’il souhaite apporter à l’équipe pendant les mois à venir.
Intégrer un nouveau collaborateur dans l’équipe c’est aussi faire venir un regard neuf et extérieur au sein de son équipe et de son entreprise. Il ne faut pas avoir peur de connaître son point de vue sur l’entreprise pour vous améliorer.
À l’inverse, il est enrichissant de demander à ses collègues de lui fournir du feedback positif, de lui suggérer des axes de progrès. Et ainsi orienter son attention sur les points clés que l’équipe connaît bien.
Organisez avec lui des points réguliers afin de suivre son évolution et de renforcer son épanouissement au sein de votre structure.
BONUS : Comment fonctionne l’intégration à distance ?
Malgré la crise sanitaire et la baisse d’activité sur certains secteurs, de nombreuses entreprises continuent d’embaucher.
Une question se pose : comment intégrer un nouveau collaborateur à l’entreprise lorsque les effectifs sont 100% en télétravail ?
L’intégration à distance d’un nouveau collaborateur a exactement le même objectif que l’intégration classique en présentiel.
La seule différence est qu’il n’y a pas de contact physique à proprement parler.
Autrement dit, ce type d’intégration ne doit en aucun cas présenter des différences avec une intégration classique.
Il est donc de votre devoir d’offrir la même expérience possible aux employés à distance tout comme vous le faites déjà avec vos employés présents au bureau.
Vous pouvez prévoir en amont d’envoyer le Welcome Pack au domicile de votre nouvel employé !
Si vous ne pouvez être présent en personne, adopter le format vidéo est la meilleure solution pour pallier la distance.
Il existe en effet de très nombreuses plateformes de visioconférence telles que Microsoft Teams ou Google Meet qui vous aideront dans votre démarche.
Cette réunion vous permettra d’accueillir au mieux votre nouveau collaborateur en échangeant de manière beaucoup plus humaine par le biais de la vidéo.
Il s’agit avant tout de rassurer et donner confiance au nouveau collaborateur, qui en retour pourra optimiser son potentiel pour mener à bien sa mission.
Avant de donner le meilleur de lui, votre salarié doit se sentir attendu et accompagné tout au long de cette période ?
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* Source : compta-online.com
** Flexjob.fr
