À une époque où l’on parle de marque employeur, les équipes RH savent organiser l’expérience collaborateur autour de l’onboarding, de l’évolution des salariés ou de programmes d’ambassadeurs internes.
Néanmoins, l’offboarding et plus généralement le départ de l’entreprise d’un employé reste un moment délicat et trop souvent géré par défaut.
Nous avons donc réuni les étapes à ne pas manquer.
- Qu’est-ce qu’un offboarding RH ?
- Les étapes clé pour un offboarding efficace
- 1. Enregistrer le départ et organiser l’administratif
- 2. Dédramatiser le départ de l’entreprise
- 3. Informez les équipes et préparez un pot de départ
- 4. Mettre en place un planning d’offboarding
- 5. Assurer la passation entre les équipes
- 6. Faire le bilan du salarié dans l’entreprise
- 7. Récupérer le matériel et les accès
- 8. Garder le contact suite au départ
Qu’est-ce qu’un offboarding RH ?
Aujourd’hui la plupart des entreprises ont tendance à bien encadrer l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Ce qu’on appelle communément l’onboarding. En revanche, elles négligent encore en majorité la gestion du départ d’un salarié.
? Lire plus sur l’onboarding : Bien intégrer et former un nouveau collaborateur en 3 étapes
Quelle est la définition de l’offboarding RH ?
L’offboarding réunit l’ensemble des processus, des procédures et des services mis en place par votre entreprise pour gérer et faciliter le départ de l’un de ses salariés.
Éthymologiquement, le mot offboarding nous vient de l’anglais et signifie “débarquement”. Nous parlons plutôt de gestion du départ des collaborateurs.
Que le départ du collaborateur soit volontaire ou non, on parle là d’une période sensible pour l’employé et pour l’entreprise.
Quels sont les avantages à instaurer un offboarding en entreprise ?
L’offboarding prend place lors du départ d’un collaborateur. Quel que soit la cause de la séparation : démission, rupture conventionnelle, licenciement, fin de contrat à durée déterminée.
Quels avantages et inconvénients à investir sur un départ d’un employé ? ?
Tout d’abord, il faut penser à la réputation de sa marque employeur. Vous avez mis du temps à la construire, il faut donc tout faire pour la pérenniser.
Ainsi, la bonne pratique de l’Offboarding salarié devient un enjeu dans l’attractivité de l’entreprise envers les talents du marché du travail qui sont de potentiels collaborateurs.
Un employé satisfait d’avoir quitté votre établissement dans les meilleures conditions possibles, vous fait une publicité positive. Il se transformera en ambassadeur de votre marque.
À l’inverse, il ne se privera pas d’exprimer son mécontentement auprès de ses connaissances, sur les réseaux sociaux et autres plateformes. L’image de votre structure deviendrait alors négative.
S’il quitte l’entreprise dans de bonnes conditions, un employé est susceptible de revenir au sein des effectifs dans quelques années.
C’est ce qu’on appelle le phénomène “boomerang rehire”. Et d’après Welcome To The Jungle, ce phénomène touche 15% des anciens collaborateurs.
Par ailleurs, on ne peut nier qu’un départ au sein d’une entreprise a des répercussions sur le reste des équipes. Notamment sur la motivation. Alors, organiser le départ d’un collaborateur, l’accompagner et rester en bon termes permettent d’atténuer la séparation.
Offboarder un collaborateur selon un processus précis permet de maintenir la sécurité de votre entreprise. Un ancien collaborateur ayant encore accès au matériel ou aux données pourra nuire au bon fonctionnement de votre établissement.
Enfin, dans le cas où le départ se passe correctement et que l’on reste en contact, il est toujours possible d’avoir l’opportunité de travailler à nouveau ensemble sur un nouveau projet.
Cela se nomme « healthy-out ». Et peut représenter une opportunité de business non négligeable.
Les erreurs à ne pas commettre lors du départ d’un collaborateur
C’est une attitude naturelle, comme un reflexe : un départ est parfois vécu comme une défaite, un désaveu personnel de la part du manager, des responsables RH ou des directeurs de l’entreprise.
Or, les raisons d’un départ peuvent être multiples, parfois personnelles. En tout cas, pas toujours en lien avec les conditions de travail ou de l’organisation.
L’offboarding en entreprise peut représenter un investissement en temps et donc financier qui n’apparait pas nécessaire à court terme pour une personne qui quitte l’entreprise.
Ne pas penser que cela est un investissement futur est une erreur.
Où part votre collaborateur ?
Il existe de grandes chances qu’il parte pour une entreprise présente sur votre secteur, votre marché.
Le réseau de contact reste le meilleur moyen de créer des opportunités business, d’autant plus si votre marché est comporte un nombre d’acteurs resserré.
Gardez à l’esprit que plus le poste de la personne qui part est élevé, plus vous risquez de vous fermer un grand réseau de contacts en cas de désaccord.
Les étapes clé pour un offboarding efficace
Vous souhaitez désormais ardemment mettre en œuvre un processus d’offboarding pour votre entreprise. Il s’agit donc de mettre en place une feuille de route et de s’y tenir pour chacun des départs de la structure.
Ce document de processus peut être adapté à chaque départ afin de prendre en compte la taille de l’entreprise au moment de la sortie, le management, l’équipe ou la raison du départ.
Quelles sont les bonnes pratiques offboarding en entreprise ? Nous conseillons de suivre ces 8 étapes.
1. Enregistrer le départ et organiser l’administratif
La première action à réaliser est d’entériner la séparation avec le principal intéressé.
Démission, licenciement, fin de période d’essai, fin de CDD : acter la date de départ en vous mettant d’accord avec votre collaborateur.
D’un point de vue administratif, le travail commence.
Pensez à préparer les documents à remettre à la date de départ : solde de tout compte, clause de non-concurrence à lever ou non, le remboursement des notes de frais ou encore le certificat de travail.
Éventuellement, si elle est demandée par le collaborateur ou si vous avez une vraie affection pour lui, vous pouvez lui remettre une lettre de recommandation.
Dans l’éventualité où le remplaçant n’est pas au sein des équipes, lancez le recrutement du successeur.
2. Dédramatiser le départ de l’entreprise
Le départ d’un membre des équipes est régulièrement vécu comme un moment désagréable voire douloureux pour certains. Cependant, il faut assumer qu’il fait partie de la vie d’une entreprise.
Votre rôle est de réduire les troubles et dédramatiser la situation en organisant la suite de manière transparente. La communication aux équipes pendant l’offboarding prend alors tout son sens.
3. Informez les équipes et préparez un pot de départ
Prenez la parole auprès de l’équipe du collaborateur sur le départ et de toutes les équipes pour expliquer le mouvement à venir.
Profitez-en pour expliquer comment va s’organiser la passation d’ici le départ et l’éventuelle nouvelle organisation à la suite de la séparation. Charge à vous d’organiser le plan de communication le plus adapté à la situation et à vos équipes.
Enfin, planifiez un pot de départ pour avoir l’opportunité de remercier le salarié pour son apport à l’entreprise et pour le féliciter pour son nouveau poste.
4. Mettre en place un planning d’offboarding
À partir du moment où le départ est validé, l’offboarding est lancé. Organisez-vous pour mettre en place un planning d’offboarding avec la personne qui part, son manager, son équipe et le potentiel remplaçant.
Ce planning doit prendre en compte la date de départ et des points de rendez-vous régulier pour assurer la suite.
Il est possible d’intégrer le modèle de planning d’offboarding dans les outils SIRH afin d’automatiser certaines tâches et mettre en place des rappels pour les personnes concernées.
5. Assurer la passation entre les équipes
Assurer la passation des projets est la meilleure à faire pour rassurer les équipes et les conserver motivées.
À partir du calendrier validé ensemble, la passation doit être mise en place avec le manager, les équipes RH et le remplaçant.
Idéalement, organisez un chevauchement de contrat entre le partant et le successeur. Idéal pour exécuter la passation.
Dans le cas inverse, assurez-vous que le poste est documenté avec un manuel précis, que les autres membres de l’équipe sont en capacité de prendre en main les projets en cours.
Ensuite, vérifiez que les rendez-vous individuels prévus sont réalisés et que les informations sont partagées.
6. Faire le bilan du salarié dans l’entreprise
Il est fortement conseiller de réaliser un entretien avant le départ avec le collaborateur et son manager. C’est l’occasion de réaliser un bilan de son parcours dans l’entreprise, de valoriser ce parcours et les acquis.
Vous avez également la chance à cet instant de comprendre les raisons du départ.
Et pourquoi pas, en tirer les axes d’amélioration pour l’organisation, le management et le travail de l’équipe, de l’entreprise.
Au final, autant en profiter pour prendre un retour d’expérience sur votre processus d’offboarding.
7. Récupérer le matériel et les accès
C’est un élément régulièrement omis et pourtant ô combien important pour la sécurité de l’entreprise.
Pensez à organiser la sortie matérielle du salarié. Il s’agit là de récupérer son matériel tel que son ordinateur, téléphone, voiture de fonction. Il est aussi crucial de clôturer tous les accès, physiques ou non comme le badge, le parking.
Enfin, organisez la récupération des comptes des outils logiciels internes et externes pour lequel il est conseillé de mettre à jour les mots de passe.
8. Garder le contact suite au départ
Le départ est réalisé, mais n’oubliez pas de conserver le contact avec votre ex-collaborateur. Un offboarding correctement mené vous offre l’opportunité de conserver une relation de qualité.
Entretenez des liens cordiaux avec lui ou elle, qui peut potentiellement devenir un ambassadeur pour votre marque employeur.
Certaines études annonceraient que 40% des salariés français seraient prêts à retourner dans une entreprise où ils ont déjà travaillé.
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Au même titre que l’onboarding, le départ de l’entreprise est un moment clé dans l’expérience du collaborateur avec votre société. Il ne doit pas être vécu comme un événement négatif, mais comme une opportunité de communiquer avec les équipes, de saisir des retours d’expérience et d’améliorer le travail en équipe.
L’offboarding doit être encadré, mené comme un projet à part entière et vous en tirerez alors les bénéfices pour les équipes et l’entreprise.
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